Luxere ARBO-voorziening vergoeden?

Op dit moment werken nog veel werknemers (deels) thuis. U kunt daartoe ARBO-voorzieningen, bijvoorbeeld een bureaustoel, voor de thuiswerkplek onbelast aan uw werknemers vergoeden. Maar kunt u ook een luxere versie onbelast aan uw werknemer vergoeden of aan uw werknemer hiervoor een eigen bijdrage vragen?

ARBO-voorzieningen voor de werkplek thuis kunt u onbelast vergoeden aan uw werknemer als:

  •  de ARBO-voorzieningen samenhangen met uw verplichtingen op grond van de ARBO-wet, én
  •  uw werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis, én
  • uw werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die ARBO-voorzieningen, én
  •  de inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Voldoet u aan deze voorwaarden, dan geldt een zogenaamde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat houdt in dat u deze voorzieningen belastingvrij aan uw werknemer kunt vergoeden. Ze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.

Tip!
Bij een ARBO-voorzieningen kunt u denken aan een bureaustoel, een bureau, een bureaulamp, een beeldscherm, maar ook bijvoorbeeld aan een koptelefoon. Een en ander uiteraard afhankelijk van de functie die uw werknemer uitoefent.

Stel dat uw werknemer, om te voldoen aan de ARBO-voorwaarden, een koptelefoon nodig heeft van € 100. De kosten van deze koptelefoon kunt u dan onbelast aan uw werknemer vergoeden. Wil de werknemer een luxer model aanschaffen van bijvoorbeeld € 250? Dan is de eerste € 100 nog steeds onbelast omdat u daarmee aan uw ARBO-voorwaarden voldoet. Het restant (€ 150) valt echter niet onder de gerichte vrijstelling.

Tip!
Kiest u ervoor om uw werknemer te laten betalen uit zijn nettoloon voor het luxere deel van de ARBO-voorziening? Dan is dit niet in strijd met de voorwaarde dat de werknemer voor de ARBO-voorziening geen eigen bijdrage mag betalen. Op het ARBO-deel blijft dan dus de gerichte vrijstelling van toepassing.

Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de ARBO-voorziening onbelast te vergoeden. U kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang u nog voldoende vrije ruimte heeft, blijft ook het luxere deel dan onbelast.

Let op!
Blijkt aan het eind van 2021 dat u de vrije ruimte overschrijdt, dan betaalt u over de overschrijding 80% eindheffing.