Pas op met afhaaltransacties bij export
Als u goederen exporteert binnen de EU, hoeft u in beginsel geen btw in rekening te brengen. Dat geldt ook voor afhaaltransacties, waarbij de afnemer de goederen zelf ophaalt. Houd in dat geval wel rekening met aanvullende eisen.
Geen btw bij export
Omdat u bij export geen btw in rekening hoeft te brengen, is het voor de fiscus van belang dat vast staat dat de goederen naar het buitenland zijn overgebracht. Bij gewone transacties beschikt u onder meer over vrachtbrieven en is dat bewijs makkelijk te leveren.
Afhaaltransacties
Haalt uw buitenlandse afnemer de goederen zelf bij u op, dan is bewijs moeilijker te leveren en gelden er aanvullende eisen. Dat het niet voldoende is het btw-nummer van de afnemer te checken en daarnaast te beschikken over een factuur en bankafschrift van de betaling, bleek onlangs voor het gerechtshof in Amsterdam.
Let op! Alleen bij vaste klanten kunt u toch voldoen aan de fiscale eisen, door naast alle normale administratieve bescheiden, over een zogenaamde afhaalverklaring van de afnemer te beschikken.
Afhaalverklaring
Deze ondertekende verklaring moet de naam van de afnemer bevatten, de naam van degene die de goederen in ontvangst neemt, het kenteken van het voertuig waarmee de goederen worden vervoerd, het nummer van de factuur, de plaats waarheen de goederen vervoerd worden en de toezegging dat de afnemer desgevraagd nadere info aan de belastingdienst zal verstrekken.
Tip: Neem geen risico! Onthoud dat u als leverancier aansprakelijk kunt worden gesteld als u niet aan de voorwaarden voldoet. Voor niet vaste klanten is het bij afhaaltransacties daarom aan te bevelen gewoon btw in rekening te brengen. De afnemer kan deze dan terug vragen bij de Nederlandse fiscus. Op deze manier loopt u geen risico's.
